Gestão Documental

A gestão de documentos administrativos emerge como uma atividade permanente e essencial para a economia, a política, a administração, a ciência, a tecnologia e a cultura da população. Isto porque, o Município deve assegurar o controle da produção, da utilização e da destinação adequada dos arquivos/documentos, de forma a garantir a preservação e o acesso às informações: dos documentos públicos em geral e naturalmente do Arquivo Público Municipal de Coruripe – Alagoas.

A gestão documental é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação e/ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º. da Lei Federal nº. 8.159, de 08/01/1991), apresentando como benefícios:

·       Organizar, de modo eficiente à produção, a administração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação de documentos;

·       Formalizar a eliminação de documentos, em conformidade com os dispositivos legais específicos;

·       Determinar a racionalização dos meios de reprodução de documentos (microfilmagem, digitalização) e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;

·       Assegurar o acesso às informações e aos documentos públicos tanto ao Município quanto aos cidadãos; e

·       Preservar os documentos, de caráter permanente, reconhecidos por seu valor secundário para a pesquisa histórica e/ou científica.

 

Base Legal

Com o objetivo de disciplinar a Gestão Documental no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo do Governo Municipal de Coruripe – Alagoas sancionou os seguintes dispositivos legais:

Decreto nº XX.XXX, de XX de outubro de 2025 que disciplina a gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal de Jacobina – Bahia (Link para Download)

Para subsidiar as ações referente a Gestão de Documentos, a Prefeitura Municipal de Coruripe – Alagoas promulgou, em XX de outubro de 2025 a Instrução Normativa SEMAD/SECULT nº XX que orienta os órgãos da Administração Pública do Poder Executivo Municipal de Coruripe – Alagoas quanto à gestão e digitalização de documentos arquivísticos. A partir de tal iniciativa, oficializada pelo Governo Municipal de Coruripe – Alagoas, o Poder Executivo Municipal passou a dispor de instrumentos de gestão documental.

Entre os anexos integrantes da citada Instrução, vale destacar o Plano de Classificação de Documentos (PCD) relativos as Atividades – Meio e Fim, e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) relativa, também, as Atividades – Meio e Fim.

 

INSTRUÇÃO NORMATIVA SEMAD/SECULT Nº XX DE XX/XX/2025 (Link da Instrução Normativa SEMAD/SECULT n° XX de 2025)

► Plano de Classificação de Documentos (PCD) para Administração Pública do Poder Executivo do Município de Coruripe – Alagoas: Atividades – Meio e Fim (Link para Download)

► Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Poder Executivo do Município de Coruripe – Alagoas: Atividades – Meio e Fim (Link para Download)

► Listagem de Eliminação de Documentos (Link para Download)

► Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Link para Download)

► Termo de Eliminação de Documentos (Link para Download)

 

Assistência Técnica

Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos

São grupos permanentes e multidisciplinares (representantes das áreas de arquivologia, administração geral, administração financeira, jurídica, arquivo e protocolo e demais áreas específicas de atuação do órgão) instituídos nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, responsáveis pela elaboração e aplicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.

Para a Secretaria Municipal de Administração, foi instituída a Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos, por meio da Portaria nº XX/2022. (Link da Portaria da Comissão).

 

Eliminação de Documentos

A eliminação de documentos públicos deve ser realizada em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos, aprovada pelo Arquivo Público Municipal de Coruripe – Alagoas / Secretaria de Cultura (APMC/SECULT).

A eliminação decorre do trabalho de avaliação e seleção documental, que permite a identificação de documentos que não possuem valor informativo, probatório e/ou histórico que justifique a sua preservação.

 

Os Processos de Eliminação de Documentos publicados são:

Processo Nº XXXXXX/25 (Link para download)

Parecer Técnico APMC / SECULT Nº XXXX/2025 (Link para download)

Listagem de Eliminação de Documentos nº XXX/2025 (Link para download)

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº XXX/2025 (Link para download)

 

Wagner Gilliard Santos da Silva

Presidente da Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo

Secretaria de Administração – SEMAD

Prefeitura Municipal de Coruripe – Alagoas

 

Atualizado em: 07/10/2025.